Управлението на екип е достатъчно трудно в личен план. Но сега мениджърите по целия свят са изправени пред новата територия да правят всичко това онлайн.
За някои това е временно. Но за мнозина дистанционна работа в екип не отива никъде в обозримо бъдеще. Дори след като прахът се уталожи и пандемията е зад нас, необходимостта от ефективно управление на отдалечен екип все още ще продължи до известна степен.
Работата с отдалечени екипи идва с много от класическите препятствия в живота на мениджъра. Но също така представя някои доста интересни нови.
И някои от тези препятствия ще отделят простите мениджъри на екипи от истинските лидери. Организацията и насоките са по-важни от всякога, но това е и подкрепата, разбирането и издръжливостта.
Помислете за тази статия за вашия набор от инструменти за управление на отдалечени работници. Ще разгледаме някои от най-големите предизвикателства, пред които са изправени днешните „виртуални лидери“, както и някои най-добри практики и инструменти, които можете да използвате, за да преодолеете тези предизвикателства и да доведете екипа си до слава.
OPTAD-3
Нека да стигнем до него.
Съдържание на публикацията
- Предизвикателства при управлението на отдалечени служители
- Най-добри практики за отдалечени екипи
- Най-добрите инструменти за отдалечени екипи
- Управление на отдалечени екипи като шеф
- Искате ли да научите повече?
Не чакайте някой друг да го направи. Наемете се и започнете да извиквате изстрелите.
Започнете безплатноПредизвикателства при управлението на отдалечени служители
как да разгледате прозрения в Instagram
Преди да си изцапаме ръцете с решенията, нека разгледаме отблизо ключовите предизвикателства при управлението на отдалечени служители: структура, комуникация, производителност и увереност.
1. Структура
Ние сме създания по навик. От този ранен сутрешен участък до следобеден инструктаж до свиване на дивана след дълъг ден, нашите процедури са доста последователни.
Но сега, когато толкова много хора работят от вкъщи, всичко е с главата надолу. Все едно трябва намерете напълно нова рутина , на върха на новите стресове от жонглирането на личния и професионалния живот в същите стени. Да не споменавам домашно обучение .
Хвърлете цял куп нови виртуални инструменти, комуникационни методи и нова среда и не е чудно, че управлението на отдалечени екипи може да бъде такъв вихър.
2. Комуникация
Повечето хора ще се съгласят, че комуникацията лице в лице е най-плавната. Професионалистите имаха възможност да влязат в офиса на колегата си и да изгладят бройка за минута.
Сега нашите пощенски кутии са по-наводнени от всякога и ние постоянно се пингираме чрез инструменти за съобщения. Тъй като потокът от комуникация значително преминава към технологията, мнозина откриват, че е по-трудно да си сътрудничат и да получат отговорите, от които се нуждаят, във времето, в което се нуждаят от тях.
3. Производителност
Когато комбинирате липсата на структура с блокове в комуникацията, се раждат проблеми с производителността. Това се отнася за работната среда, но се засилва в лична среда, където баланс между работата и живота е по-важно от всякога.
Не знам за вас, но аз съм най-ясен и ефективен, когато съм в среда, в която мога да споделя този фокус със съмишленици. Това е огромна привилегия да си в офис ... но сега изчезна.
И с какво е заменен? Същото място, където ядем сладолед на дивана, дремеме безразборно и си мислим „Трябва наистина да стигна до това“, когато видим гигантската си купчина разгънато пране.
Говорете за смесени сигнали.
4. Увереност
Когато управлявате отдалечени екипи, е абсолютно важно да можете да запазите чувството на доверие, надеждност, работа в екип и цялостната увереност, че ги подкрепяте.
Но когато всички се мъчат да намерят нови инструменти и процеси - тогава комуникирайте ги всички ефективно - е по-лесно от всякога да загубите тази увереност.
The изследванията по този въпрос не са се променили или: Воденето на отдалечени екипи е много по-трудно, когато вашият екип не чувства, че сте в контакт с техните нужди и желания.
На всичкото отгоре трябва да изчислите за всички допълнителни психически и физически предизвикателства, свързани с глобалната криза в общественото здраве.
Открито и просто: Мениджърите трябва да работят по-усилено от всякога, за да подкрепят своите екипи.
Най-добри практики за отдалечени екипи
1. Задайте ежедневно или седмично време за чекиране
Точно както имате редовни срещи на екипа в офиса, превключете тези бебета на виртуална обстановка. Може дори да искате да добавите допълнителни регистрации, докато екипът ви открие своя поток и нещата достигнат пикова гладкост. След това можете да преоцените и да изберете да намалите мащаба, ако сметнете за добре.
За начало препоръчвам определяне на дневна среща от само 15 минути (в зависимост от размера на вашия екип, разбира се).
В тези срещи можете да обикаляте в кръг. Това дава възможност на всеки член на екипа да каже:
- Какво има в чинията им за деня или седмицата
- Ако имат някакви настоящи пречки, които им пречат да изпълняват някакви задачи или проекти
- Какво им трябва от другите членове на екипа, за да премахнат тези препятствия или да ускорят нещата
Опитайте се да направите времето приятно за всички, като например 10 или 11 сутринта, ако имате редовен работен ден от 9 до 5. Това им дава малко време да да бъдат продуктивни сами но все пак им позволява да се справят с препятствията си рано, за да имат време да свършат нещата.
2. Запишете работни потоци, процеси и роли
Работата с отдалечени екипи може да стане наистина объркана, много бързо. Докато превключвате всичките си вътрешни операции към виртуални, има много стъпки и елементи, които могат да попаднат между пукнатините.
Най-добрият начин да се уверите, че всичко протича гладко, е да картографирате колкото можете повече. И нямам предвид в главата ти.
как да получите музика за видеоклипове
Създайте физически документи, които дават инструкции стъпка по стъпка за това как трябва да се направят нещата, кога трябва да се свършат и кой трябва да ги направи.
Тези документи могат да включват:
- Контролни списъци за всеки елемент от проект или задача
- „Playbooks“, които задълбочено се впускат в протоколи и процеси
- Диаграми, които илюстрират какво да се прави при променящи се обстоятелства
- Шаблони, като аутрич скриптове или отчети, които членовете на екипа могат да попълват лесно
Поставете тези документи на споделено устройство или платформа за управление на проекти, така че всеки да има достъп до тях по всяко време.
Тези удобни инструменти за дистанционно управление на екипа изминават дълъг път, за да гарантират, че членовете на екипа не са затруднени в очакване на информация, която някога е изисквала да попитате някой друг.
3. Проактивно попитайте как можете да подкрепите всеки човек
Всички свикват с новата люлка на нещата. Никой не мисли, че това е невероятно и прохладно.
За да управлявате ефективно отдалечен екип, трябва да покажете на екипа си, че разбирате техния опит. Освен това трябва да проявите състрадание, внимание и готовност да се опитате да ги срещнете наполовина.
Вместо да ги чакате да се оплакват от неща, които са гадни, попитайте ги как можете да направите нещата да сучат по-малко. Има няколко начина за активно получаване на обратна връзка:
- Веднъж седмично по време на групова среща, попитайте всеки техния „резултат за щастие на екипа“ по скала от едно до десет.
- Правете периодични индивидуални срещи, така че всеки член на екипа да има шанса да изрази мислите си уверено.
- Изпращайте анкети с помощта на инструмент като Google Форми или Опитна маймуна .
Попитайте всеки човек за нещата, които екипът ви е направил добре, и нещата, които могат да подобрят. Задавайте същите въпроси за себе си като лидер.
След това направете каквото можете, за да помогнете за преодоляване на пропуските и да насърчите по-силно чувство за общност, сътрудничество и увереност, че правите всичко възможно, за да се грижите за тях.
4. Намерете баланс между правилата и независимостта
Споменах ли, че сега е странно време за всички?
Всеки човек има свои уникални обстоятелства и свой собствен ежедневен график, който да следва. Това се усилва за хора, които живеят с малки деца и други семейства или съквартиранти, които вече са тесни вкъщи.
Някои хора ще процъфтяват с новооткритата си независимост. Някои ще мразят всичко.
Да се научиш как да управляваш отдалечен екип означава да постигнеш деликатен баланс. От една страна, трябва да бъдете проактивни в определянето на ясна, здрава структура за това как ежедневните дейности могат и трябва да се извършват.
От друга страна, ще трябва да оставите малко място за размахване на хората да намерят свой собствен поток и ритуали - и да разберат как работата се вписва в управлението на личния им живот.
Един от начините, по които можете да направите това, е да изложите подробни рамки за начина, по който проектите трябва да бъдат завършени, но се съсредоточете повече върху крайните цели, вместо върху времето, необходимо за всяка отделна стъпка.
С други думи: Пазете тези изчерпателни документи от съвет № 2, но използвайте най-добрата си преценка за полагане на чука, когато хората не отговарят на всеки един детайл.
Най-добрите инструменти за отдалечени екипи
Ще откриете, че прилагането на всички тези най-добри практики ще бъде начин по-лесно, когато имате правилните инструменти за дистанционно управление на работата.
Нека разгледаме някои от най-популярните инструменти и софтуер, за да помогнем на вашия екип да постигне ефективност в режим на звяр.
1. Мащабиране
Сигурно сте чували много заМащабиранеако още не го използвате. Той беше популярен преди нападението на пандемията, но употребата му нарасна експоненциално. Можете да потвърдите това чрез количеството Zoom меми, с които интернет вече е пълен.
Zoom предлага безплатен акаунт, който ви позволява да се срещате до 40 минути с неограничени индивидуални. Освен това можете да приемете до 100 участници.
как разглеждате историята си в instagram
две. Отпуснат
Отпуснате още един от онези инструменти за отдалечено управление на екип, които виждате навсякъде. И това е, защото е страхотно.
Това е чудесна алтернатива на имейлите, където може да се наложи да чакате часове за нещо, което ще отнеме 15 секунди за чат.
Можете да създадете канали за разделяне на теми, като канал за всеки ваш клиент на услуга или канал за всеки отдел във вашата компания. Мащабирането също ви позволява да интегрирате инструментите за споделяне на файлове и да провеждате гласови или видео разговори.
3. Трело
Трелое прост, но красив инструмент за управление на проекти, който ви позволява да разделяте големи проекти на индивидуални задачи, така че никога нищо да не остава.
Този софтуер за дистанционно управление на екип използва Метод на Kanban , който ви помага да визуализирате работния процес, вместо да разглеждате дълги, досадни текстови стени и списъци със задачи.
Можете лесно да видите къде се намират всички в техния проект, което засилва комуникацията, без да е необходимо да привличате всеки член на екипа за актуализация на състоянието. И всичко това е обвито със супер проста функционалност плъзгане и пускане.
Четири. LastPass
Случвало ли ви се е да чакате цял ден, след като сте поискали от един екип една парола? Имам и е най-лошото.
Инструмент за управление на пароли катоLastPassе чудесен начин да запазите всичко на едно безопасно място, където всеки да има достъп до него по всяко време, когато има нужда.
Този отдалечен софтуер за управление на екип има страхотни отзиви и много доверие в индустрията, така че не е нужно да се притеснявате за безопасността. Просто въведете всичките си пароли и бъдете сигурни, че никой няма да бъде затруднен за влизане отново.
5. Calendly
Ако вие и вашият екип внезапно се окажете давещи се в срещи за мащабиране, инструмент за планиране катоCalendlyможе да ви помогне да управлявате вашите срещи - и вашето ценно време.
Той се интегрира с вашия календар в Google, iCloud, Office365 или Outlook и автоматично актуализира вашата наличност въз основа на вашите предпочитания. След това всеки, който иска да разговаря с вас, може да избере време от наличните слотове.
къде да намерите безплатна музика за видеоклипове
Няма повече имейли назад и напред. Просто плавно плаване и повече време за истинската работа.
6. Zapier
Ако сте готови да изравните ефективността си,Zapierима много функции за автоматизиране на различни аспекти на вашите операции.
Този софтуер за дистанционно управление на работата се интегрира и свързва над 2000 други приложения. Той премества информацията, така че да имате непрекъснатост, без да се налага ръчно да добавяте една и съща информация на различни места.
Можете да зададете „тригери“, така че когато се случи едно нещо, да се извърши действие. Ето само няколко от десетки хиляди примери:
- Запазете файл в Dropbox, след като някой ви го изпрати в Slack
- Автоматично публикувайте новите си статии в WordPress в LinkedIn
- Изпратете имейл чрез Gmail, когато се актуализира ред на Google Таблици
- Създайте нова карта Trello от събитие в Google Calendar
Има толкова много възможности. Вижте го и се уверете сами.
Управление на отдалечени екипи като шеф
Никой не е изненадан да чуе, че вие и вашият екип може да имате някои допълнителни предизвикателства, докато навигирате в пандемията и преминаването към виртуална работа.
Да научите как да управлявате отдалечена работа за вашия екип ще изисква да се издигнете до лидерската позиция по някои големи начини. Някои от тези начини ще са познати, но някои ще се чувстват напълно нови.
Всичко е в начина, по който се справяте.
Най-добрият виртуален лидери непрекъснато се стремете да балансирате напредничавото мислене, планиране и ефективност с малко креативност, устойчивост и състрадание към преживяванията на екипа.
Дори не е нужно да постигате перфектно този баланс. Само работата по него всеки ден има голямо значение.
Искате ли да научите повече?
- Какво е да си цифров номад в ерата на COVID-19
- 8 съвета за по-добър баланс между професионалния и личния живот
- 21 променящи живота възможности за бизнес, които да опитате през 2021 година
- 33-те най-добри списъчни приложения за всеки предприемач
![10 статистически данни за Snapchat, които трябва да знаете през 2021 г. [Инфографика]](https://almtalonline.at/img/article/96/10-snapchat-statistics-you-need-know-2021-3.jpg)
