Как да използвам Google Tasks за оптимизиране на живота си

Преработена, преработена и рестартирана миналата година, Google Tasks е оборудвана с прости функции за управление на задачи, които са толкова лесни за използване, че бихте могли да бъдете най-малко разбираемият човек и все още да го използвате без усилие.

Ако сте търсили списък със задачи който се синхронизира с вашия имейл и календар, не търсете повече - Google Tasks е вашият отговор. Той има способността да разреди живота ви и да ви организира до такава степен, че дори Мари Кондо да се гордее.

В това ръководство ще разгледаме всичко, което трябва да знаете за Google Tasks, за да ви помогне да оптимизирате ежедневието си. От това как работи и как да го синхронизирате с други услуги на Google до клавишни комбинации и други, ще ги ударим всички.

Готов? Да се потопим!

как да създам група в

Съдържание на публикацията

OPTAD-3

Какво представлява Google Tasks Manager?
- Как да използвам Google Tasks
Къде да намерите Google Задачи
- Google Tasks Desktop
- Google Tasks App
Добавете напомняния към задачи на Google от Google Календар
Преглед на задачите в Google Календар
Пренасрочете задачите в Google Календар
Получавайте известия за задачи на Google
Добавете имейл като задача
- На вашия настолен браузър
- В приложението Gmail
Задачи за сортиране
Комбинация от клавиши
Заключение
Искате ли да научите повече?

Не чакайте някой друг да го направи. Наемете се и започнете да извиквате изстрелите.

Започнете безплатно

Какво представлява Google Tasks Manager?

Официално известен като Google Tasks (да не се бърка с диспечера на задачите на Google Chrome), този списък със задачи от Google всъщност беше за първи път стартира през 2008 г. . Той обаче е прекарал голяма част от своето съществуване, засенчен от многото други по-популярни функции на технологичния гигант.

Фактът, че нямаше директен достъп с едно кликване до него от интерфейса на работния плот на Gmail или Google Календар, също означаваше, че той не се изследва толкова често, колкото други услуги.

Но всичко това се промени през юни 2018 г.

Като част от усилията за подобряване на работата с G Suite, Google стартира серия от промени, включително добавяне на Задачи към основните услуги заедно с Диск, Календар, Hangouts и др.

Как да използвам Google Tasks

Най-просто казано, Google Tasks е услуга за управление на задачи, съкратена до основното си ядро. С него можете:

Добавяне и премахване на задачи
Добавете подробности към задачите
Задаване на крайни дати и часове за задачи (синхронизиране с Google Календар)
Получавайте известия за задачи
Добавете имейли като задачи (синхронизиране с Gmail)
Добавете подзадачи
Маркирайте задачите като завършени
Имате няколко списъка
Имате различни списъци за различни акаунти

Той почти предлага най-основните характеристики на списък със задачи в изключително минималистично и удобно за потребителите оформление и дизайн. Можете да го възприемете като дигитализирана версия на традиционния тефтер с хартия и хартия, който носите със себе си, но това е интегрирано с вашия имейл и будилник.

В настоящия си вид той е предназначен за индивидуална употреба и няма по-сложните възможности за управление на проекти и производителност като тези, предлагани от Trello, Asana и други приложения за производителност .

С цел да предостави на потребителите възможността да направят живота си по-ефективен, той е интегриран и синхронизиран с евентуално двете най-използвани функции на G Suite: Gmail и Google Calendar.

Къде да намерите Google Задачи

Ако сте редовен потребител на G Suite, от промените, които Google стартира миналата година, по-голямата част от вниманието ви би било насочено към новия дизайн на Gmail.

Интелигентните отговори, интелигентните имейл композиции и възможността за отлагане на имейли са страхотни и вълнуващи нови функции. Но какво ще кажете за електронната поща на други нови функции, като чисто новата задача на Google?

Със своята реконструкция Google вече улесни достъпа на потребителите на G Suite до Google Tasks. Ето как.

Google Tasks Desktop

На вашия работен плот Tasks вече е интегриран във вашия интерфейс на Google. Можете да го намерите в страничния панел вдясно от някое от следните: Gmail, Google Календар, Диск, Документи, Таблици и Слайдове.

Това е панел, който можете да изберете да скриете или покажете.

Щракнете върху иконата, за да отворите списъка (ите) със задачи.

Ако сте потребител за първи път, ще видите, че списък по подразбиране, наречен „Моите задачи“, вече е създаден. Няма да можете да изтриете този списък, но можете да го преименувате на каквото искате.

И това е толкова лесно, колкото да кликнете върху менюто за препълване (трите вертикални точки) в горния десен ъгъл, за да извадите наличните опции за промяна на вашия списък - включително да го преименувате.

Google Tasks App

Приложението е напълно безплатно за изтегляне от Google Play Store и iOS App Store.

По същия начин за приложението потребителите за първи път ще имат същия списък „Моите задачи“, вече създаден за тях, който може да бъде преименуван.

Придвижването по мобилната и настолната версии е почти същото. Единствената разлика е, че менюто за препълване в мобилното приложение се намира в долния десен, а не в горния десен ъгъл.

И точно както всички други функции на G Suite, версиите на приложенията и десктопа се синхронизират автоматично.

Добавете напомняния към задачи на Google от Google Календар

Ако сте използвали Google Календар напомняния и започнете със Задачи за организиране на живота ви, със сигурност би помогнало вашите напомняния и задачи да бъдат в един списък за лесно преглеждане.

В крайна сметка напомнянията на Google Calendar работят точно като Tasks и кондензирането на всичко в един изглед елиминира необходимостта от превключване напред-назад. Освен това всичко попада в плана на Google за Tasks да бъде „Една дестинация, за да проследите какво трябва да направите в G Suite.“

Можете да копирате съществуващите си напомняния от Google Календар в две лесни стъпки:

Отворете менюто за препълване
Изберете последната опция от списъка: „Копиране на напомняния в задачи“

Това обаче е само еднократно импортиране. Така че промени като редакции на напомняния или нови напомняния, добавени към Google Календар след копиране на съществуващи напомняния, няма да бъдат отразени автоматично в Задачи. Всяка синхронизация на напомняния и задачи от този момент нататък трябва да се извършва ръчно, като се повтарят горните стъпки.

Преглед на задачите в Google Календар

Ако сте плановик, ще искате да можете да преглеждате задачите си в календар, за да можете да се организирате. За щастие с Tasks имате възможност да го направите в Google Calendar, стига да сте задали дата (и час) за вашата задача. Ето как да планирате задача:

Изберете опцията за добавяне на задача или ако вече сте създали задача, влезте в режим на редактиране
Кликнете върху „Добавяне на дата / час“
Посочете датата (и часа), за които искате да планирате задачата
Щракнете върху „Ok“, ако сте на вашия работен плот, или „Done“, ако използвате приложението

Можете също така да изберете да планирате повтаряща се задача, което би могло да бъде полезно, ако имате лекарства, които трябва да приемате ежедневно или редовно, или сте склонни да бъдете малко по-забравителни с неща като плащането на сметките навреме.

За да могат вашите планирани задачи да се виждат в Google Календар, уверете се, че сте избрали опцията „Задачи“ във вашия Google Календар и тя ще бъде посочена в съответния времеви интервал. Ако няма определено време за задачата, тя просто ще бъде посочена като задача „Цял ден“.

Пренасрочете задачите в Google Календар

Сред шумотевиците и суматохата на живота е обичайно плановете не винаги да се изпълняват по график. Ако трябва да пренасрочите задачите си, можете да го направите директно от Google Календар на вашия работен плот.

Това всъщност работи по същия начин като пренасрочването на събитие. Има, разбира се, метода на старата школа за избор на задача, преминаване в режим на редактиране и след това присвояване на нова дата и час.

Като алтернатива можете просто да плъзнете и пуснете.

Ако сте в дневния изглед, задачите, на които е зададено определено време, могат да бъдат преместени в различен интервал от време. Задачите за „цял ден“ обаче ще изискват метода на старата школа, за да бъдат пренасрочени.

Ако сте в изгледа на седмицата, задачите, на които е зададено точно време, могат да бъдат преместени във всеки времеви интервал през тази конкретна седмица. Задачите за „цял ден“ също могат да бъдат преместени в различен ден, стига да се пада на същата седмица.

Процесът на разсрочване става малко по-твърд в месечния изглед, тъй като нещата след това стават доста уплътнени. Задачите, зададени за определен час и дата, не могат да бъдат преместени в различен интервал от време в един и същи ден и могат да бъдат преместени само в различен ден (в рамките на същия месец), като същевременно се запази един и същ интервал от време. Същото важи и за задачи „Цял ден“.

Получавайте известия за задачи на Google

Ако водите много претъпкани дни, може да искате да активирате известия, за да улесните живота си и да си напомните кога трябва дадена задача. Ако сте задали час за вашата задача, ще получите известие от Google Календар на вашия работен плот в планираното време. Не се притеснявайте, ако случайно сте далеч от компютъра си, тъй като ще получите известие и от приложението Задачи.

пътят на бъдещия gif

Ако сте задали дата, но не и час, ще получите известие в 9 ч. Местно време на датата, на която е зададена задачата.

В Google Календар ще се показват само задачи, които имат зададени дати. Те се синхронизират автоматично, което означава, че всички промени в неговата дата, час или подробности ще бъдат автоматично отразени в Google Календар. И обратно.

Добавете имейл като задача

Имате ли важен имейл, на който да отговорите, до който просто не сте стигнали, когато сте го получили? Това може да е така, ако сте успешен предприемач с пълен график. Не се тревожете повече, сега има просто решение за това.

Една от най-добрите характеристики на Tasks е колко лесно се интегрира с Gmail. Освен че имате изглед всичко в едно и на Gmail, и на Задачи на вашия работен плот, вече можете лесно да добавяте имейли към задачите си.

На вашия настолен браузър

Отидете във входящата си поща
Отворете Задачи от дясната странична лента
Плъзнете и пуснете имейла във вашия списък със задачи

Ако вече сте в имейла, кликнете върху препълващото меню на входящата ви поща в горната част и изберете „Добавяне към задачите“. Това работи независимо дали сте отворили страничната лента на Задачите.

Ако вашият списък е сортиран по дата, новата задача се добавя в категорията „Без дата“ в долната част на списъка. Ако го сортирате по „Моята поръчка“, той отива точно в горната част.

Задачата се именува автоматично като тема на имейла и за улесняване на нещата в нея има директна връзка към имейла.

В приложението Gmail

Отворете имейла, който искате да зададете като задача
Докоснете трите вертикални точки в горния десен ъгъл (до опцията за маркиране като прочетено / непрочетено)

Изберете „Добавяне към задачи“

За да видите или редактирате задачата, просто щракнете върху „Преглед“ в съобщението за потвърждение, което се появява незабавно. Това обаче е само за няколко секунди.

Ако го пропуснете, просто отворете приложението, за да намерите новозададения имейл. Ако списъкът ви е сортиран по дата, ще намерите задачата в долната част под „Няма крайна дата“. В противен случай това трябва да е първата задача от вашия списък.

Подобно на всяка друга задача, можете да добавите подробности, подзадачи и да зададете дата и час (като напомняне на себе си да отговорите например). И точно като версията за настолни компютри, в долната част има директна връзка към имейла за лесен достъп.

Задачи за сортиране

Можете да сортирате задачите си по дата или в произволен ред, който желаете. Можете да направите това, като издърпате менюто за препълване и изберете между „Моята поръчка“ или „Дата“.

Ако сортирате задачите си по дата, това означава, че задачите с най-ранната планирана дата ще бъдат изброени в горната част на списъка ви и ще се спускат по съответния начин.

Имайте предвид, че не можете да пренареждате задачите си, ако сте ги сортирали по дата.

За да се включи дебатът „спешен срещу важен“ тук, задачата, която се очаква следващата, очевидно не означава, че е най-належащата задача. И така, можете да сортирате задачите си сами с „Моята поръчка“.

По подразбиране това е редът, в който сте въвели задачите, с най-новото добавяне в горната част на списъка. Но можете да пренаредите задачите, както желаете.

как да стимулирате своите последователи в Instagram

Струва си да се отбележи, че можете да изберете вашите задачи да бъдат сортирани по различен начин в приложението и работния плот (например по дата в приложението и по ваша собствена поръчка на работния плот или обратно).

Комбинация от клавиши

Сякаш Задачите вече не бяха достатъчно лесни за използване, Google въведе клавишни комбинации към версията за настолни компютри, за да я направи още по-лесна за ползване.

Повечето от тези преки пътища изискват задачата да бъде избрана първо. Можете да го направите, като щракнете върху него, за да изведете курсора и след това натиснете два пъти бутона за бягство. Задача се избира, когато тя има сива сянка около границата си.

Ето списък на полезните клавишни комбинации:

Shift + Enter: Преглежда / редактира подробности за задачата (задачата трябва да бъде избрана)

Esc: Излиза от режима за подробен преглед или редактиране на задачата

Космос: Означава задача като завършена или непълна (задачата трябва да бъде избрана)

Въведете: Добавя нова задача или влиза в режим за редактиране на задачата (всяка задача трябва да бъде избрана)

Backspace: Изтрива задачата (изберете задачата, която искате да изтриете, и задръжте назад, сякаш изтривате името на задачата)

И още няколко:

Alt + стрелка нагоре: Премества задачата нагоре (задачата трябва да бъде избрана)

Alt + стрелка надолу: Премества задачата надолу (задачата трябва да бъде избрана)

Ctrl или Command +]: Добавя отстъп към задача

Ctrl или Command + [: Премахва отстъп от задача

Shift + T: Добавя имейл като задача

G + K: Отваря задачи

И хей, ще улесним и вас. За да получите пълен списък с тези преки пътища, просто отворете менюто за препълване и изберете „Клавишни комбинации“.

Друга възможност е просто да натиснете Ctrl или Command + / на вашия работен изглед на Gmail или Google Календар. Имайте предвид, че Задачите трябва да са отворени, за да работи това.

Заключение

Лесната достъпност и използваемост на Google Tasks прави абсолютна наслада от използването. Google има подробно ръководство, публикувано в него Учебен център на G Suite . Но това е честно толкова ясно, че наистина не е необходимо обучение или ръководство, за да се разбере как да се ориентирате.

В допълнение, безпроблемната му интеграция с други функции на G Suite, особено Gmail и Google Calendar, предлага много удобно за потребителя изживяване. Ето кратко обобщение на това, което ви позволява тази интеграция:

Копирайте напомнянията на Google Calendar в Google Tasks, за да получите изчерпателен преглед на вашия график за която и да е услуга
Преглеждайте задачите си в Google Календар, за да не се налага да превключвате напред-назад
Пренасрочете задачите си чрез Google Календар за лесна организация и / или реорганизация
Добавете имейли от Gmail като задача, за да си напомните да стигнете до тях по-късно
Използвайте клавишни комбинации от основните услуги на G Suite за лесен достъп и управление на вашите задачи

Независимо дали мислите стартиране на бизнес или вече имате такъв, опростеният дизайн и функции на Google Tasks гарантират, че правят управлението на задачите на вашия бизнес безпроблемно.