Как да работим отдалечено: 9 съвета и инструменти за овладяване на отдалечен живот

Вие ли сте един от милионите работници, които наскоро се хвърлиха главно в отдалечена работа от вкъщи? Добре дошли в екипажа.

Има няколко категории, в които може да попаднете, когато започнете за първи път. Някои хора разбират, че са напълно създадени дистанционна работа . Някои имат много неща, с които трябва да свикнат. Има и друга категория хора, които се чувстват като работа от разстояние, е пълна анархия и хаос.

Но добрата новина е: Дори и да сте в последната група, има куп съвети, инструменти и ресурси, които да ви помогнат да влезете в нещата възможно най-бързо.

В тази статия ще разгледаме някои съвети и трикове за това как да работите безпроблемно с екипа си, като същевременно се уверите, че оставате продуктивни и удобни. Ще получите също така и някои от най-добрите инструменти за сътрудничество за отдалечени екипи и работници.

Готови ли сте да бъдете продуктивни? Да го направим.

OPTAD-3

Съдържание на публикацията

5 ключа към успеха при работа от разстояние
4 най-добри инструмента за отдалечени работници
Да се научиш как да работиш от разстояние е всичко за търпението
Искате ли да научите повече?

Не чакайте някой друг да го направи. Наемете се и започнете да извиквате изстрелите.

Започнете безплатно

5 ключа към успеха при работа от разстояние

Независимо дали сте напълно нови в отдалечената работа от дома или имате някакво ниво на опит, винаги има място за подобрение. Ето пет неща, към които трябва да се обърнете, за да сте сигурни, че настройвате себе си и екипа си за максимална производителност и минимална лудост.

1. Свръх комуникация, докато не намерите своя поток.

Когато за първи път се потопите в отдалечена работа от вкъщи, ще има много неща, които трябва да бъдат изяснени - особено ако има няколко души, които трябва да намерят групов поток в допълнение към намирането на собствен личен поток.

какво е проверен акаунт в Twitter

И, разбира се, ще се появят нови нужди, които никога преди не сте очаквали.

Не сте сигурни кой ще изпрати обобщен имейл на събранието? Попитайте екипа си. Имате проблем с настройването на новия софтуер за управление на проекти? Потърси помощ. Страхувайки се, че пропастта във виртуалните класове на децата ви ще прекъсне това голямо 2:00 среща? Кажете на шефа си и се опитайте да намерите решение заедно.

Мога лично да гарантирам, че ще имате повече проблеми, отколкото можете да предвидите. Но когато сте възможно най-инициативни, ще бъдете в много по-добра позиция да се справяте нещата с крачка и да гарантирате, че всичко върви гладко.

как да работите отдалечено шега

2. Използвайте “playbooks”, за да държите всички на една и съща страница.

Когато започнете да използвате нови инструменти и да създавате нови начини за правене на нещата, ги документирайте в „книги за игра“. Запишете всичко на място, което е лесно достъпно за всички в екипа. Това може да бъде във вашата фантастична платформа за управление на проекти или нещо безплатно и просто като документ или електронна таблица на Google Drive.

Когато всичко е кристално ясно във вашите книги за игри, вие и вашият екип можете да бъдете активни, вместо реактивни. Това означава максимална ефективност, вместо постоянно да преминавате през едни и същи неистови стъпки да питате и да чакате нещата да бъдат решени.

Създайте толкова книги за игри, колкото ви е необходимо, и документирайте колкото е възможно повече, включително:

Човекът или ролята, които се занимават със специфични видове задачи, проекти и проблеми
Указания стъпка по стъпка за това как задачите и проектите се изпълняват, доставят и отчитат
Какво се случва, когато възникнат определени проблеми (документирайте всеки проблем, докато ги идентифицирате и решавате вътрешно)
Протоколът за справяне с неотложни проблеми, като технически проблеми

Не е нужно да сте супер стриктни по отношение на прилагането на всичко към T, но ако всичко е изложено с подробни подробности, ще помогнете на тези, които се нуждаят от него, когато имат нужда.

3. Фокусирайте се върху постигането на целите.

Всеки ще трябва да намери своя собствена бразда, докато се научи как да овладее отдалечената работа от дома. Това означава, че всеки естествено ще се различава по начина, по който прави нещата и колко време отделя за определени задачи.

Ако управлявате екип (или дори просто управлявате себе си), съсредоточете се върху крайните цели, а не толкова върху пътя, по който се стига до тези цели.

Това оставя свобода на действие, когато става въпрос да се разбере кое работи най-добре за всеки човек. В началото може да изглежда, че нещата вървят по-бавно, но всеки ще процъфтява с различни техники и навици. Оставянето на хората да разберат собствения си път в крайна сметка е най-добрият начин за повишаване на ефективността и производителността в дългосрочен план.

Разбира се, ще искате да сте сигурни, че хората следят книгите за игри, когато ги имате, но оставете малко място за размахване, за да поберете различни личности.

4. Намерете креативни начини за насърчаване на чувството за общност.

В повечето компании част от деня се превръща във време за „воден охладител“ или време, прекарано в общуване извън работните неща. д. Всъщност водният охладител е свещено място, където колегите могат да си чатят, да се смеят и да получат бърза умствена почивка от дневните списъци със задачи.

Ако общуването с колегите ви е нещо, на което искрено се радвате (а не просто нещо, което сте принудени да изтърпите), опитайте се да се уверите, че все още имате време за изграждане на екип с тях. Например, един от моите виртуални клиенти всъщност направи канал на Slack, наречен „Watercooler“, където всички ние чатим, споделяме статии и мемове и други неща, които определено не са част от нашата длъжностна характеристика.

Това ни помага да запазим чувството си за другарство и гарантира, че можем да откъснем ума си от работа от време на време, когато искаме социално взаимодействие.

Може дори да помислите за провеждане на виртуален щастлив час, при който всеки носи питие и го догонва чрез инструмент за видеоконференции като Zoom или Skype. Разбира се, използвайте преценката си тук. Не всяко работно място е подходящо за пиян миксер.

как да правя емотикони във facebook на компютър

инструменти за отдалечена работа за видеоконференции

Източник

5. Обърнете внимание на работното си пространство.

Вашето работно пространство може едновременно да бъде един от недостатъците и предимствата на работата от разстояние. Може да бъде страхотно, когато пътуването ви до работното място се промени от 20-минутно пътуване с кола или влак в 20-секундна разходка от леглото до бюрото ви.

Но ако никога преди не сте работили от вкъщи, може да не разполагате с цялата екипировка, от която се нуждаете, за да бъдете напълно удобни. Може да се наложи да работите на вашата кухненска маса, вместо да имате частен кабинет. Може да се наложи да използвате бар стол, вместо този елегантен въртящ се стол, предоставен от вашата компания.

Дори и да не е идеален, има начини, по които можете да изравните работното си пространство, за да повишите комфорта и производителността си. Уверете се, че най-малкото приоритизирате физическия си комфорт.

Ето няколко съвета:

Проблеми с гърба? Опитайте да сложите възглавница под задника си, да я използвате като лумбална опора в долната част на гърба или да поставите импровизирано изправено бюро, за да не седите през целия ден.
Проблеми с врата? Ако врата ви боли от поглед надолу, опитайте да подпрете лаптопа си върху някои книги или закупуване на евтина стойка.
Освободете пространството си.Изчистете бюрото или масата си, за да няма незабавно разсейване. Ще се изненадате колко това може да помогне.

4 най-добри инструмента за отдалечени работници

Ако работите за компания, има вероятност те вече да са положили основи за инструменти, които вие и вашият екип ще използвате. В някои случаи тези инструменти са само продължение на това, което сте използвали в офиса.

Но ако сте отговорни за управлението на екип или просто искате да бъдете по-ефективни с хората или клиентите, с които редовно се сблъсквате, разгледайте тези страхотни инструменти, които наистина могат да променят ежедневието ви дневен живот.

1. Инструменти за видеоконференции

Ако сте имали редовни лични срещи, може да е трудно да напуснете студената пуйка. Ето защо толкова много хора използват инструменти за видеоконференции. Те са сред най-добрите инструменти за сътрудничество за отдалечени екипи, които ви помагат да поддържате това чувство за сътрудничество и сътрудничество дори от собствените си домове.

работни места, които не изискват юридически документи

Освен това повечето инструменти за видеоконференции включват удобни функции като споделяне на екрана, което ви позволява лесно да показвате на другите какво е на екрана ви, за да се разхождате през презентации или списъци със задачи. Други функции включват видеозапис за изпращане след обаждания, както и интеграция с календара ви. Някои инструменти като Мащабиране дори да имате виртуални фонове, ако домашното работно пространство не е съвсем идеално.

Други популярни инструменти за видеоконференции включват:

2. Инструменти за чат

Най-добрите практики за отдалечена работа казват, че трябва да се пазите от ненужни обаждания. Ето защо чатът в реално време е един от най-добрите инструменти за сътрудничество за отдалечени екипи - все още можете да се справяте с проблемите, когато се появят, но без да прекъсвате взаимната концентрация или график.

Инструментите за чат също помагат да се уверите, че петминутното издание не се превръща в 20-минутно обаждане - което вероятно сте изпитвали досега.

Ето някои популярни и доказани инструменти за чат:

как да работите дистанционно с помощта на приложения за комуникация

Професионален съвет: Въпреки че тези инструменти могат да бъдат истинска благословия, пазете се от момента, в който те могат да се превърнат в проклятие. Някои хора са магически еднорози, които никога не се разсейват от хора, които се опитват да говорят с тях по цял ден, докато са в зоната. Повечето хора не могат да се свържат с това.

Проверете дали избраният от вас инструмент има функционалност „Не ме безпокойте“, която изключва способността на вашия екип да ви боцка през целия ден. Те ще видят, че не сте на разположение, и ще можете да получавате тези съобщения и да се връщате с тях, когато това работи за вас.

Всички печелят.

3. Инструменти за управление на проекти

Ако отдалечената работа от вкъщи означава, че трябва да промените начина, по който управлявате задачите и проектите, изключително важно е да се уверите, че всичко остава организирано и всеки остава отговорен за своя дял. В противен случай на практика искате важните задачи да бъдат забравени.

Ето как инструментите за управление на проекти спестяват деня. Те ви позволяват да разбиете големи проекти на възможно най-малките градивни елементи и да ги разпределите на членове на екипа с датите на падежа и всички бележки, от които се нуждаят.

Инструменти за управление на проекти

Източник

Въпреки че има някои твърди инструменти за управление на проекти (мислете за инструменти, предназначени за международни корпорации), те не винаги са необходими, за да свършат работата.

Ето няколко инструмента за управление на проекти за начинаещи, които да проучите:

4. Проследяващи времето

Докато предишните ни статии показаха някои от най-добрите инструменти за сътрудничество за отдалечени екипи, проследяващите времето наистина са във ваша полза (или нещо, което можете да споделите с други в своя полза!).

Тези инструменти могат да бъдат огромна помощ за запазване на продуктивността, особено когато все още се научавате да жонглирате с милион други неща в личния си живот, освен навигация на работа. Можете да започнете от малък с прост таймер или да използвате по-задълбочен инструмент, който може да регистрира времето за различни проекти или да проследява резултатите на целия екип.

Един от любимите ми прости съвети за работа от разстояние е да настроите таймер на стъпки от 30 минути и да правите между тях пет или 10-минутни почивки. Чрез разделянето на дългия ден на по-малки, по-смилаеми парчета, мога да остана фокусиран с лазер върху задачата, вместо да се опитвам да потопя пръстите на краката си в твърде много неща наведнъж. (Или влизане във Facebook, за да превъртате безсмислено през емисията ми.)

Ето няколко инструмента за проследяване на времето за отделни лица и групи:

Да се научиш как да работиш от разстояние е всичко за търпението

Както сигурно вече разбрахте, отдалечената работа от вкъщи е съвсем различен звяр от това, с което повечето от нас са свикнали. Ако се чувствате съкрушени, разочаровани или изгорени, опитвайки се да намерите своя собствена бразда, просто не забравяйте, че вашият опит е напълно нормален.

Най-големият елемент на формулата е времето - просто трябва да продължите да опитвате, докато намерите насоките, процесите и инструментите, които работят най-добре за вас и вашия екип.

И ако се чувствате така, сякаш досега не сте толкова продуктивни или ефективни, колкото си мислехте, че това също е нормално! Не е лесно да бъдеш хвърлен в света на дистанционната работа, особено ако имаш голям списък от лични неща, за които да се грижиш отгоре на всичко.