Защо счетоводството е от съществено значение за вашия онлайн бизнес

Може би си мислите, че счетоводството е скучно.

Вероятно си прав.

Знаете ли обаче какво е по-лошо от нещо, което е скучно?

Бизнесът ви се проваля, защото не сте били на върха на финансите си. Или дори по-лошо, губещ пари, защото просто не сте проследили тестото. (Psst, пробвал ли си a бюджетно приложение да следите нещата?)

Това се случи на Бен Браун .

OPTAD-3

След стартира своя магазин Shopify , Бен получи много поръчки: „Започна добре (поне така мислех!) ... Едва когато изпратих всички поръчки, осъзнах грешката си: грешно изчислих разходите за доставка.“

Той се притеснява, че купувачите могат да изоставят количките си, след като видят разходите за пощата и опаковката, така че той предложи безплатна доставка на всички свои продукти.

„След като платя на доставчика си за доставка, всъщност загубих пари“, той казва .

* Упс *

За щастие Бен се възстанови. Но не бихте ли предпочели да избягвате катастрофални ситуации като тази във вашия бизнес?

С някои основни счетоводни познания можете лесно да следите как се представя вашият бизнес, да избягвате грешки и да правите информирани промени, за да го подобрите.

В тази статия ще научите всичко за счетоводството и счетоводните инструменти.

Да се потопим!

Съдържание на публикацията

Какво е счетоводство?
Защо счетоводството е важно?
Какво всъщност правят счетоводителите?
Счетоводство срещу счетоводство
8 Витални счетоводни сметки
Как да правим счетоводство: 3 основни съвета, които трябва да запомните
Инструменти за цифрово счетоводство
Резюме: Счетоводство за вашия онлайн бизнес
Искате ли да научите повече?

Не чакайте някой друг да го направи. Наемете се и започнете да извиквате изстрелите.

Започнете безплатно

Какво е счетоводство?

Счетоводството е процес на редовно записване и организиране на финансови данни. Това може да е за физическо лице, бизнес или друг вид организация. Той гарантира, че финансовата информация е изчерпателна, актуална и достъпна.

Какво е счетоводство?

Счетоводството включва дейности като:

Записване на фактури за продажби и проследяване.
Мониторинг на вземанията.
Фактуриране на клиенти за продадени стоки или предоставени услуги.
Проверка и записване на фактури от доставчици.
Плащане на фактури на доставчика.
Подгответе ведомост за заплати на служителите и обработвайте правителствени отчети.
Отчитане на амортизация.
Изготвяне на точни финансови отчети.

Днес повечето счетоводители използват онлайн софтуер.

Но счетоводството все пак изисква разбиране за основно финансово счетоводство .

Защо счетоводството е важно?

Никол Фенде , авторът на Как да бъда финансова рок звезда , каза, „Много малки предприятия предпочитат да се изправят пред ядосана варварска орда, отколкото да се справят с отчета си за паричните потоци.“

Как да бъда финансов Rockstar

Това може да сте дори вие.

Въпреки това, „независимо с какъв бизнес се занимавате, способността да разбирате книгите си е от съществено значение“, казва Лита Епщайн , автор на Счетоводен комплект за манекени .

Собствениците на малък бизнес често се справят отлично с кацането на нови клиенти или създаването на нови продукти или услуги, но мнозина не успяват да проследят основните финансови резултати.

Тогава нещата отиват на юг.

Фирмите, които нямат финансова яснота, често ще се сблъскат с проблеми с паричните потоци, ще натрупат огромни дългове, ще забравят да фактурират клиенти или ще плащат сметки със закъснение и ще наложат глоби.

Скот Шарп , основателят на Улавяне на облаци, счетоводна услуга за електронна търговия, разкрива, че повечето от клиентите му не знам дали са печеливши .

„Те не са съвсем сигурни и има голяма разлика между парите в банката и това дали вашият бизнес е печеливш или не. Те просто не знаят къде са и затова има много стрес, свързан с това, че не знаят. '

Улавяне на облаци

Оставането на върха на вашите финанси е от решаващо значение за дългосрочен бизнес успех .

„Когато отделите време да се научите как да четете и разбирате книгите си, ще имате отлична оценка за това колко добре се справяте.“ казва Лита Епщайн .

„Освен това ви предоставя много информация през цялата година, за да можете да тествате финансовия успех на вашите бизнес стратегии и да правите корекции на курса в началото на годината, ако е необходимо, за да сте сигурни, че ще постигнете целите си за печалба в края на годината.“

Продаден? Добре, следващо:

Какво всъщност правят счетоводителите?

Счетоводителите използват много от същите методи за финансово отчитане като счетоводителите. Те включват събиране, организиране и проследяване на разписки, фактури и други подробности за транзакциите.

Днес повечето счетоводители използват счетоводен софтуер, за да проследяват и осмислят цифрите. (Придържайте се, за да научите за три от най-добрите онлайн софтуерни инструменти за счетоводство.)

Но това не е всичко, което правят счетоводителите.

Професионалните счетоводители отговарят и за цял набор от задачи освен простото въвеждане на данни. Те са висококвалифицирани в софтуер за финансово счетоводство и трябва да могат:

Обучете членовете на вашия екип да използват софтуер за бизнес счетоводство, за да сте сигурни, че всяка транзакция се отчита правилно.
Решаване на проблеми, грешки и объркване, които възникват във финансовата страна на бизнеса.
Подобрете финансовия поток на бизнеса си, като например добавяне инструменти за продажба на място (POS) .
Рационализирайте услугите си за заплати, за да подобрите начина, по който плащате на служителите си.
Проследявайте лихвите, инвестициите и амортизацията на активите.
Заделете пари за данъци.
Проследявайте фактурите и гонете длъжниците за плащане.
Подгответе финансови записи за вашия счетоводител, когато настъпи данъчен сезон.
И още!

В крайна сметка: счетоводителите поддържат вашите бизнес финанси гладко, за да можете да се съсредоточите върху обслужването на клиентите и нарастване на долната линия .

Счетоводство срещу счетоводство

Ако сте собственик на малък бизнес, може би се чудите дали трябва да вземете счетоводител или счетоводител - или и двете.

И сега, когато разбирате необходимостта от счетоводство, може би се чудите: „Как се различава от счетоводството?“

Добър въпрос.

Думите „счетоводител” и „счетоводител” често се използват взаимозаменяемо. Има обаче някои ключови разлики, които определят основните отговорности на всяка роля.

Счетоводството е подгрупа на счетоводството

Счетоводител, професионален счетоводител или служител в бизнеса може да направи вашето счетоводство.

Ако сте току-що започна бизнес , шансовете са, че сами ще правите счетоводството.

Това не е лошо нещо. Когато стартирате ново бизнес начинание, от решаващо значение е да имате представа за финансовото си състояние. Какъв по-добър начин от това да направите сами счетоводството?

По същество счетоводителите се грижат за ежедневната финансова работа.

Те водят подробни и точни финансови отчети и използват тази финансова яснота, за да помогнат при вземането на информирани бизнес решения.

Счетоводители са финансови експерти

Счетоводителите обикновено са квалифицирани, регистрирани членове на законно сдружение. Така че те често имат заглавия като CPA (дипломиран експерт-счетоводител) или CA (дипломирани счетоводители).

По този начин те могат да взимат големите пари.

Тези експерти ще използват сметките, предоставени от счетоводителя. Те се фокусират върху анализа на транзакциите, за да предоставят финансови съвети.

Те също така ще използват информацията в сметките, за да подават данъчни декларации и други отчети.

Докато счетоводителите се справят с ежедневните финансови задачи, счетоводителите често се намесват на тримесечие, за да предоставят съвети и да правят корекции.

The инфографика по-долу обобщава счетоводството спрямо счетоводството:

Счетоводство срещу счетоводство

8 Витални счетоводни сметки

Сега, когато разбирате необходимостта от счетоводство и как то е свързано със счетоводството, нека поговорим за различните сметки, които водят счетоводителите.

„Всеки акаунт има своята цел в счетоводството, но всички акаунти със сигурност не са създадени еднакви“, казва Епщайн . „За повечето компании някои сметки са по-важни от други.“

За да разберете солидно финансовото си състояние, е важно да разберете различните акаунти, които счетоводителят ще използва. Това ще ви позволи да вземете по-добри решения и да увеличите ефективността на бизнеса.

По-долу е кратко резюме на осем жизненоважни счетоводни сметки, както е посочено от Епщайн в Счетоводство за манекени .

Счетоводство за манекени

1. Пари в брой

Всички бизнес транзакции трябва да преминават през касовата сметка. Всъщност това е толкова важно, че счетоводителите често използват две списания за проследяване на дейността (Касови бележки и Парични плащания).

Всички парични средства, които влизат или излизат, трябва да бъдат записани правилно в касовата сметка.

2. Продажби

А, продажби - любимият акаунт на всички.

Този акаунт е мястото, където проследявате всички входящи приходи от продажби на вашите продукти или услуги.

Епщайн отбелязва, че „Записването на продажбите навреме и точно е критична работа, защото в противен случай не можете да знаете колко приходи са събирани всеки ден.“

3. Вземания по сметки

Това е акаунтът, с който използвате проследете всички пари дължимо от клиентите.

„Поддържането на актуални сметки е от решаващо значение, за да сте сигурни, че изпращате навременни и точни сметки на клиентите“, пише Епщайн.

Особено важно е, ако продавате продукти или услуги на кредит.

За да избегнете проблеми с паричния поток, наложително е да знаете кога можете да очаквате да получите дължими пари. Освен това не искате да забравяте да съберете парите, които ви дължат!

4. Инвентар

Ако не знаеш колко запаси имаш, имаш големи проблеми, приятелю.

Така че трябва да отчитате и да следите щателно инвентара си.

„Вашият счетоводител допринася за този процес, като поддържа точни инвентарни записи в инвентарен акаунт“, пише Епщайн. „Номерата, които имате в книгите си, се тестват периодично чрез физическо преброяване на наличния инвентар.“

5. Задължения по сметки

Този акаунт проследява сметките, които трябва да платите.

Епщайн отбелязва, че „искате да сте сигурни, че плащате сметките си навреме“, тъй като ако не го направите, вероятно ще ви приземи в топла вода.

„Доставчиците често наказват компании със забавено плащане, като ги отрязват или пускат по сметки само в брой. От друга страна, ако плащате сметките си по-рано, може да успеете да получите отстъпки и да спестите пари при доставчиците. “

6. Офис разходи

„Тези разходи обикновено нарастват, ако не се наблюдават внимателно в сметката на Office Expenses“, казва Епщайн.

Като - каза Бенджамин Франклин , „Пазете се от малки разходи. Малка теч ще потопи страхотен кораб. '

Пазете се от малки разходи

В зависимост от типа бизнес, който управлявате, това може да включва и сметки за офис комунални услуги и наем, пътни разходи и развлечения.

7. Разходи за заплати

Заплатите на персонала често са най-големият разход на бизнеса. Освен това служителите няма да приемат любезно плащането им със закъснение или по-малко от дължимото.

„Точната поддръжка на тази сметка е от съществено значение, тъй като гарантира, че всички правителствени отчети се подават и данъците върху заплатите се плащат“, според Епщайн. „И ако не се погрижите за тези отговорности към правителството, ще се окажете в сериозна топла вода.“

8. Неразпределена печалба

Използвайте тази сметка, за да проследявате печалбите, реинвестирани в бизнеса.

„Този акаунт е кумулативен, което означава, че показва текущ сбор от печалби, които са запазени откакто компанията отвори врати“, отбелязва Епщайн.

Сметката е особено важна за инвеститорите и кредиторите, които трябва да проследят как се представя компанията.

Използвани други счетоводни сметки

Има много други акаунти, които счетоводителите използват, в зависимост от индивидуалните нужди на бизнеса. Те включват:

Покупки
Кредити, дължими
Собствения капитал
Капиталови сметки
Сметка за теглене
Покупки

Следва:

Как да правим счетоводство: 3 основни съвета, които трябва да запомните

След като идентифицирахме какво представлява счетоводството и много от използваните сметки, ето три основни съвета за ефективно счетоводство.

1. Следете абсолютно всичко

И искам да кажа, всичко.

Отбелязвайки всичко транзакциите ви позволява да поддържате изчерпателни счетоводни отчети, за да получите тези основни финансови прозрения. Те ще ви помогнат да вземете ефективни стратегически решения.

Нещо повече, ако запазите доказателство за транзакциите си и бъдете одитирани или отведени пред съд, ще имате конкретни доказателства, че не сте извършили грешка.

Освен това в САЩ IRS изисква бизнес да водят записи на всички транзакции до 7 години .

IRS поддържа записи

2. Всички пари трябва да текат през бизнес акаунта или дребните пари

Ако не направите това, нещата ще се усложнят - бързо .

Може да забравите да запишете получени или похарчени пари. Или просто няма да имате доказателство за транзакцията, ако ви е необходимо.

Нито е добре.

Плащайте всички пари, които получавате, директно във вашата бизнес сметка или сметка за дребни пари преди харчиш го.

3. Винаги дръжте бизнеса и личните финанси отделни

Това е безпроблемно, но може да се каже по-лесно, отколкото да се направи за малкия бизнес или на свободна практика.

Ако използвате банкова сметка за бизнес и лична употреба, може да се изкушите да похарчите пари, които са ви необходими за предстоящи разходи.

Освен това личните покупки може да се объркат с бизнес разходи.

Най-доброто нещо, което трябва да направите, е да имате напълно отделни акаунти за вашите бизнес транзакции. След това просто прехвърлете пари в личната си сметка (като заплата), за да направите лични покупки.

Това ще поддържа транзакциите в профила ви подредени и лесни за разбиране.

Сега нека разгледаме някои инструменти.

Инструменти за цифрово счетоводство

Има много счетоводни и счетоводни инструменти, достъпни онлайн.

Тези инструменти улесняват управлението на финансите на вашата организация и можете да получите ценна информация само с няколко кликвания.

Нека да разгледаме три от водещите счетоводни и счетоводни инструменти.

1. Вълна

Препоръчва се за: Малък бизнес с ограничен бюджет.

Цена: Безплатно.

Софтуер за отчитане на вълни

С над 2 милиона потребители в над 200 различни страни, Вълна е едно от най-добрите налични безплатни счетоводни софтуерни решения.

Нещо повече, за разлика от много други програми, Wave не налага ограничения за броя фактури, прогнози, клиенти, отчети и т.н., които можете да използвате. Освен това софтуерът дори ви позволява да управлявате множество малки предприятия.

Също така е лесно да се настрои и Вълнов университет е особено полезно, когато заседнеш. Въпреки че софтуерът е безплатен, можете да надстроите до платен акаунт за достъп до първокласни функции за поддръжка на клиенти.

Софтуерът поддържа множество валути и интегрира се с PayPal , Stripe и др.Освен това има мобилни приложения за устройства с Android и Apple.

как да търсите в Twitter емисия

С други думи, то е напълно безплатно и има страхотни функции.

#Печеля

Софтуерът е предназначен за малък бизнес. Така че, ако управлявате по-голяма компания, може да откриете, че на Wave липсват по-разширени функции и възможности.

Wave обаче е чудесен избор, ако тепърва започвате.

2. Бързи книги

Препоръчва се за: Утвърдени малки предприятия, които имат специфични изисквания.

Цена: 30-дневен безплатен пробен период, след това от 5 до 30 долара на месец.

Счетоводен софтуер Quickbooks

Бързи книги е създаден от Интуит , която е основана през 1983 г. и доминира в счетоводството и личните финанси повече от три десетилетия.

Този счетоводен софтуер е един от най-популярните онлайн с над 2,2 милиона потребители.

Quickbooks предлага невероятен набор от функции. Те включват счетоводство с двойно записване, изобилие от възможности за отчитане, персонализируеми фактури, поддръжка на заплати, множество валути и др.

Освен това Quickbooks се интегрира с над 200 услуги, като Shopify и PayPal.

Има шепа различни планове и незадължителни добавки за функции. Това улеснява избора и плащането на специфичните функции, от които се нуждаете.

Quickbooks предлага и две удобни мобилни приложения за удобство.

Освен това софтуерът ви позволява да се свържете с банковата си сметка. Това автоматично добавя активността на вашия акаунт към вашия Quickbooks акаунт.

Quickbooks е идеален за утвърдени фрийлансъри и малки фирми, които искат интуитивен и усъвършенстван счетоводен инструмент.

3. Xero

Препоръчва се за: Утвърдени бизнеси, които искат да улеснят нещата.

Цена: 30-дневен безплатен пробен период, след това от 9 до 70 долара на месец.

Софтуер за счетоводство Xero

Xero е друга невероятна онлайн счетоводна софтуерна услуга.

Само за 10 години компанията е създала офиси по целия свят и е привлякла 1 милион потребители в над 180 страни.

Освен това Форбс нарече Xero „ # 1 Иновативна компания за растеж . ' Два пъти .

Той не отговаря на обхвата от функции, които Quickbooks има. Но Xero е много интуитивен за използване и напълно отговаря на мотото си „Красив счетоводен софтуер“.

Той е оборудван с всички жизненоважни функции и работи с над 160 валути.

По-специално, функцията за проследяване на запасите и възможността за създаване на поръчки за покупка прави този софтуер идеален за бизнеса с електронна търговия.

Xero също се интегрира директно с Shopify , както и тонове други приложения като PayPal и Stripe. Освен това има мобилно приложение, което ви позволява да регистрирате разходите и друга информация, докато сте в движение.

Този счетоводен софтуер е идеален за утвърдени бизнеси, които искат професионален счетоводен софтуер, който е лесен за използване.

4. FreeAgent

Препоръчва се за: Малки предприятия, които изискват евтин счетоводен софтуер.

Цена: $ 10 / месец за 6 месеца, след това само $ 20 / месец (всички акаунти започват с безплатна 30-дневна пробна версия).

Свободен агент е друг страхотен счетоводен софтуер, който опростява счетоводството за вас. Той не върши работата вместо вас, но ви позволява сами да отговаряте за него.

Можете лесно да добавяте множество проекти, фактури с няколко валути, неограничени потребители и клиенти и да настройвате данък върху продажбите. Той също така се свързва с банковите ви сметки и ви позволява да проследявате разходите си или да изпращате фактури и да наблюдавате паричния поток.

В идеалния случай този счетоводен инструмент е най-подходящ за малкия бизнес с до 10 служители.

Резюме: Счетоводство за вашия онлайн бизнес

Счетоводството е от решаващо значение за дългосрочния финансов успех.

Без него бихте могли да направите ненужни грешки, които биха могли да предизвикат катастрофа за вашия бизнес.

Простото оставане на върха на вашите финанси ще ви даде безценна информация за вътрешната работа на вашия бизнес. Те ще ви позволят да вземате информирани решения, които ще ви помогнат растат си долната линия .

Кой се занимава със счетоводството във вашия бизнес, вие самите, служител или изпълнител? Уведомете ни в коментарите по-долу!